(verpd) Auch als Verbraucher sollte man bestimmte Unterlagen oder Dokumente aufbewahren. Anderenfalls kann es unter Umständen teuer werden. Ist beispielsweise eine Kaufquittung nicht mehr auffindbar, stehen die Chancen schlecht, dass man eine Nachbesserung für eine mangelhaft gelieferte Ware im Rahmen der Gewährleistung erhält. Manche Dokumente wie Rentenbescheide, Zeugnisse und bestimmte Versicherungspolicen sollte man sogar ein Leben lang aufbewahren.

Im Laufe der Zeit sammeln sich meist unzählige Dokumente an – von Kaufquittungen, Kontoauszügen, Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträgen über Renten-, Kindergeld- und Steuerbescheide bis hin zu Versicherungspolicen und anderen Unterlagen.

Wer hier den Überblick behalten will, sollte regelmäßig die Papiere ordnen und dabei auch Unnötiges aussortieren. Dabei ist es jedoch wichtig, zu wissen, was man wie lange aufbewahren sollte, um Probleme oder gar finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Quittungen über gekaufte Waren

Beispielsweise sollte auch eine einfache Kaufquittung, sofern für die gekaufte Ware eine Gewährleistung oder auch eine Garantie besteht, so lange nicht weggeworfen werden, bis die Gewährleistungs- oder Garantiezeit abgelaufen ist. Denn ohne den Kaufbeleg lässt sich, wenn ein Mangel an der Ware auftritt, nur schwer eine Mängelbeseitigung im Rahmen des gesetzlichen Gewährleistungsrechts oder auch der gegebenen Händler- oder Herstellergarantie durchsetzen.

Kaufbelege für neu gekaufte bewegliche Güter wie Möbel oder Elektrogeräte sollten mindestens bis zu zwei Jahre nach dem Kauf aufbewahrt werden. Denn so lange hat der Käufer, sofern es sich um eine Privatperson handelt, gemäß den §§ 437, 438 und folgenden des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ein Gewährleistungsrecht.

Wird für die gekaufte Ware vom Hersteller oder Händler neben der gesetzlich vorgeschrieben Gewährleistung auch eine Garantie gewährt, sollten die Kaufbelege bis zum Ende dieser Garantiezeit aufgehoben werden. Die Garantiezeit kann bis zu zwei, drei oder auch fünf Jahre nach dem Kauf betragen.

Wer ein hochpreisiges Produkt gekauft hat, sollte den Kaufbeleg so lange aufbewahren, wie er die Ware besitzt. Sie kann als Nachweis des Warenwertes bei einem späteren Verkauf oder zur Schadenregulierung über eine Versicherung im Falle einer Beschädigung oder eines Diebstahls sehr wichtig sein. Sind Belege im Original auf Thermopapier gedruckt, sollte man sie auf ein normales Papier kopieren, da die Originale mit der Zeit unleserlich werden können.

Handwerks- oder Dienstleisterrechnungen

Rechnungen von Handwerkern und Dienstleitern sind mindestens zwei Jahre sowie Belege rund um den Bau für Handwerks- und Dienstleistungen sowie Güter sogar fünf Jahre aufzubewahren. Die Gründe dafür: Für Arbeiten, die von einem Handwerker oder Dienstleister für Privatkunden erledigt werden, gilt eine zweijährige Gewährleistung gemäß § 633 bis 635 BGB.

Stellt man als Privatkunde innerhalb der zwei Jahre nach Erledigung und Abnahme der Handwerkerleistung einen Mangel daran fest, kann man eine Nachbesserung verlangen. Zudem ist man als Privatperson nach § 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sogar gesetzlich verpflichtet, eine Handwerkerrechnung mindestens zwei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, aufzubewahren.

Bei Handwerkerleistungen rund um den Neubau, Umbau oder eine umfangreiche Reparatur an einem Bauwerk gilt nach § 634 a BGB sogar ein fünfjähriges Gewährleistungsrecht. Auch für neue Güter rund um ein Bauwerk, also beispielsweise für ein Bauwerk selbst oder für Baumaterialien wie Fliesen, besteht eine fünfjährige Gewährleistung ab Kauf laut § 438 BGB.

Grundsätzlich ist es jedoch empfehlenswert, Rechnungen im Zusammenhang mit dem Kauf, Bau oder der Renovierung einer Immobilie wie Handwerker- und Baumaterialrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Denn beim Verkauf der Immobilie oder zum Beispiel nach einem Brandschaden lässt sich der Wert des Hauses oder der Wohnung besser einschätzen.

Kontoauszüge mindestens vier Jahre aufheben

Kontoauszüge sollten mindestens vier Jahre aufbewahrt werden, denn sie gelten bis zu vier Jahre lang rechtlich als Beleg für geleistete regelmäßige Zahlungen wie für Miete oder Unterhalt. Mit einem entsprechenden Kontoauszug kann ein Käufer zudem die Bezahlung einer (Warenkauf-)Rechnung zweifelsfrei nachweisen. Zudem kann auch das Finanzamt einen Kontoauszug aus der Vergangenheit für eine Ausgabe, die man steuerlich geltend gemacht hat, anfordern.

Gut zu wissen: Fast alle Alltagsgeschäfte bei Privatpersonen, wie der Kauf von Inventar wie Möbeln oder Elektrogeräten, unterliegen einer dreijährigen Verjährungsfrist, wenn es darum geht, dass der Verkäufer den noch nicht gezahlten Kaufpreis einfordern kann. Eine dreijährige Verjährungsfrist besteht auch für diverse Forderungen im Rahmen eines Mietverhältnisses, zum Beispiel der Anspruch des Vermieters auf die Zahlung des Mieters von ausstehenden Nebenkosten oder Mietforderungen.

Daher ist es wichtig, nicht nur die Kontobelege mit den Zahlungen, sondern auch Mietverträge und -vertragsänderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei, besser vier Jahre lang aufzubewahren, und zwar auch nach einer Beendigung eines Mietvertrages.

Versicherungspolicen und Steuerunterlagen

Kaufbelege, Rechnungen und Zahlungen wie Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen, die man steuerlich absetzen will, sind nicht nur bis zum endgültigen Steuerbescheid, sondern am besten zehn Jahre darüber hinaus aufzubewahren. Das gilt auch für die sonstigen Steuerunterlagen wie den Steuerbescheid selbst.

Der Grund: Ein Steuerpflichtiger kann innerhalb von fünf Jahren nach Zugang der Steuererklärung für versehentlich falsche Angaben und innerhalb von zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Alle Steuerunterlagen sind in beiden Fällen als Nachweis für die eigene Unschuld wichtig.

Übrigens werden Steuerbescheide häufig auch für die Beantragung staatlicher Hilfen – wie für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – und für die Beantragung eines Bankkredits als Einkommensnachweis verlangt. Daher ist es sinnvoll, die Bescheide mehrere Jahre aufzubewahren.

Für Gutverdiener gibt es sogar eine Verpflichtung, Steuerunterlagen mehrere Jahre aufzubewahren: Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro müssen gemäß §147a AO (Abgabenordnung) Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren.

Bis zum Ende der Vertragslaufzeit

Manche Unterlagen wie Spar- und Darlehensverträge sowie Verträge über Geldanlagen und Kredite sind über die gesamte Vertragslaufzeit aufzuheben, damit beispielsweise mögliche vertragliche Vereinbarungen nachgewiesen werden können.

Auch Versicherungspolicen (Versicherungsscheine) und Versicherungs-Mitteilungen über Vertragsänderungen, sogenannte Nachträge, sind mindestens bis zum Vertragsende, besser noch bis zu einem Jahr nach der Vertragsbeendigung zu verwahren. Denn damit lässt sich nachweisen, welcher Versicherungsschutz besteht oder bestand.

Dies kann wichtig werden, wenn sich zum Beispiel ein Versicherungsfall innerhalb der Vertragslaufzeit ereignet hat, der dabei entstandene und damit versicherte Schaden aber erst nach dem Kündigungsdatum bekannt wurde.

Aufbewahrungsdauer: 30 Jahre oder sogar ein Leben lang

Mindestens 30 Jahre lang sollten Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten aufbewahrt werden. Ein Grund dafür ist, dass ein Anspruch aus einem Urteil erst nach 30 Jahren verjährt.

Eventuell noch länger, nämlich bis zur Rente, also bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt ist und ein korrekter Rentenbescheid vorliegt, sind Unterlagen zu rentenrelevanten Zeiten zu verwahren. Dazu gehören alle Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge sowie Ausbildungs- und Studienzeiten.

Es gibt zudem Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse und Führerschein, die man niemals wegwerfen sollte. Eine lebenslange Aufbewahrung empfiehlt sich zudem für Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag.

Es empfiehlt sich, wichtige Unterlagen wie Zeugnisse und Versicherungspolicen in Kopie an einem externen Ort getrennt von den Originalen aufzubewahren, damit sie im Falle eines Brandes oder anderer Schäden verfügbar bleiben. Alternativ kann man die Dokumente digitalisieren und als Bild- oder PDF-Datei in einem sicheren Cloudspeicher hinterlegen.